Jeśli firma prowadzi co najmniej kilka projektów w roku, wówczas powinna pomyśleć o ustaleniu pewnych prostych reguł prowadzenia projektów. Nazywamy je Standardem Zarządzania Projektami (SZP). Po cóż kierownicy poszczególnych projektów mieliby wyważać otwarte drzwi i wprowadzać za każdym razem swoje zasady? Jednolite reguły znakomicie ułatwią zarówno kierowanie pojedynczym projektem jak i zapanowanie nad całym portfelem.
Przykładowe wyzwania stojące przed naszymi klientami:
- Brakuje jednolitych zasad prowadzenia projektów w firmie
- Próbowano niegdyś wdrażać poważną metodykę projektową, ale okazała się zbyt skomplikowana i większość pracowników stara się jej unikać
- W firmie funkcjonują rozmaite wzorce dokumentów projektowych – za dużo ich, są niespójne, nie wszystkie mają sens, ludzie nie wiedzą kiedy i czego mają używać
- Każdy kierownik projektu próbuje po swojemu pokierować projektem i niepotrzebnie traci czas na zastanawianie się, co po kolei powinno się robić
- Kierownicy projektów działają intuicyjnie, po omacku; starają się jak najlepiej, ale nie zawsze podejmują właściwe decyzje co do przyjętych metod prowadzenia projektu
- Liczba projektów ostatnio wyraźnie się zwiększyła, wcześniej brak jednolitych zasad nikomu nie przeszkadzał, ale teraz już zaczyna to być przeszkodą
- Zarząd chciałby w ujednolicony sposób porównywać projekty, decydować o priorytetach lub po prostu śledzić postępy, ale brak wystandaryzowanych zasad uruchamiania i raportowania projektów czyni to niemożliwym
- Zarząd firmy nie dysponuje pełną listą aktualnie prowadzonych projektów – nie panuje nad całym portfelem
Zadanie Processum:
Najpierw poznajemy specyfikę projektów prowadzonych w danej firmie, rozmawiamy z kilkoma kierownikami projektów i przedstawicielami zarządu. Następnie powołujemy niewielką grupę roboczą, która wraz z nami przygotuje Standard Zarządzania Projektami, dostosowany do specyfiki firmy. Składa się on zwykle z krótkiego Przewodnika, który opisuje kolejne kroki w projekcie, oraz zestawu niezbędnych szablonów dokumentów. Całość jest zwykle tak prosta, że nie budzi niczyjego sprzeciwu i nadaje się do szybkiego wdrożenia w całej organizacji. Na koniec szkolimy kierowników projektów i potencjalnych członków zespołów projektowych z nowego Standardu. Na praktycznych przykładach pokazujemy także wypełnianie wzorcowych dokumentów, aby po szkoleniu każdy uczestnik potrafił zrobić to samodzielnie. Zwracamy ogromną uwagę również na krótkie przeszkolenie zarządu (!). W końcu to z tego grona zwykle będą się rekrutować sponsorzy projektów, zatem muszą również znać nowy Standard.
Opracowanie i wdrożenie skrojonego na miarę Standardu Zarządzania Projektami to jedna z usług Processum, które cieszą się największą popularnością.
Korzyści dla firmy:
- Wreszcie prosty standard! (dla firm, które wcześniej męczyły się ze zbytnio rozbudowanymi metodykami)
- Wreszcie jakiś standard! (dla firm, które nie miały wcześniej jednolitych zasad)
- Uzgodniony dla całej firmy typowy proces prowadzenia projektu – wszyscy wiedzą, co należy robić krok po kroku
- Jednolita dokumentacja, wiadomo, gdzie ją można znaleźć, nikt nie traci czasu na myślenie o metodzie prowadzenia projektu – po prostu zaczyna go prowadzić wedle Przewodnika
- Projekty prowadzone są sprawniej i zgodnie z dobrymi praktykami
- Uporządkowanie terminologii, wszyscy mówią tym samym językiem o projektach – wiadomo jaka w firmie została przyjęta definicja projektu, jakie ma obowiązki kierownik czy sponsor etc.
- Wszystkie projekty są centralnie śledzone, zarząd ma obraz całości (kompletna lista projektów), dzięki czemu może podejmować świadome decyzje o rozłożeniu priorytetów i kierowaniu zasobów
