Struktura organizacyjna może zarówno wspierać jak też utrudniać rozwój firmy i efektywne jej funkcjonowanie na co dzień. Jest ona zwykle odzwierciedleniem kiedyś podjętych decyzji, ale czy dziś nadal spełnia swoją funkcję? A może czas się przeorganizować? Obiektywny przegląd organizacyjny pomoże odpowiedzieć na te pytania i wskazać sugerowane kierunki zmian.
Przykładowe wyzwania stojące przed naszymi klientami:
- Działy za mało ze sobą współpracują, są zamknięte w tzw. silosach
- Decyzje podejmowane są zbyt wolno i przez to organizacja działa nieefektywnie
- Podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególne działy jest miejscami niejasny, zdarzają się nieporozumienia na tym tle
- Nazwy stanowisk lub działów nie oddają faktycznego zakresu obowiązków, które są im zwyczajowo przypisywane
- Nie wszystkie działy i zasoby są odpowiednio wykorzystywane; widać znaczną dysproporcję w rozłożeniu zadań i odpowiedzialności pomiędzy poszczególne zespoły
- W którejś części firmy pojawiają się kłopoty z organizacją pracy i zarząd chciałby dokonać analizy struktury właśnie w tym wycinku przedsiębiorstwa
- Do firmy dołączył nowy menedżer, który ma zarządzać wybranym obszarem bądź całą organizacją i chce w krótkim czasie uzyskać obiektywną wiedzę na temat mocnych i słabych stron podległego mu obszaru
Zadanie Processum:
Aby odpowiedzieć na zdefiniowane wyżej problemy, Processum przeprowadza przegląd organizacyjny. Jest to analiza, która w stosunkowo krótkim czasie (zazwyczaj kilku tygodni) pomaga uzyskać obiektywną wiedzę na temat efektywności funkcjonowania całej firmy bądź wybranych jej obszarów. Przegląd organizacyjny to badanie dwóch ważnych elementów każdego przedsiębiorstwa: struktury organizacyjnej i kluczowych procesów.
W ramach przeglądu organizacyjnego:
- analizujemy podział zadań i obowiązków pomiędzy poszczególne piony i działy
- analizujemy efektywność komunikacji i podejmowania decyzji w istniejącej strukturze
- identyfikujemy wąskie gardła i nieefektywne działania w głównych procesach biznesowych
- identyfikujemy najważniejsze problemy organizacyjne.
Projekt kończy się warsztatami, na których kierownictwo określa priorytety zmian i ustala harmonogram dalszych działań.
Przegląd organizacyjny w założeniu jest przede wszystkim projektem krótkim i szybkim. Nie zastąpi np. bardziej szczegółowych prac nad optymalizacją konkretnych procesów, ale w krótkim czasie wskaże te miejsca, w których nieefektywność struktury jest najbardziej wyraźna.
Korzyści dla firmy:
- Zarząd otrzymuje obiektywny i uporządkowany opis mocnych i słabych stron aktualnej struktury wraz z rekomendowanymi zmianami
- Interaktywne warsztaty z zarządem (na koniec projektu) pozwalają na podjęcie od razu wybranych decyzji w oparciu o raport i rekomendacje Processum – jest to szansa na przełożenie wyników badań na konkretne działania usprawniające strukturę bez zbędnej zwłoki
