Tworzenie biura projektów

Firmy realizujące wiele projektów stoją przed niemałym wyzwaniem, jakim jest zapanowanie nad całym portfelem projektów w organizacji. Po przekroczeniu pewnej skali firmy i liczby projektów warto pomyśleć o powołaniu biura projektów – jednostki koordynującej wszystkie działania projektowe w firmie.

Przykładowe wyzwania stojące przed naszymi klientami:

  • Nikt w firmie nie jest odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie standardu prowadzenia projektów, szkolenie kierowników projektów i wspieranie ich od strony metodycznej
  • Nikt w firmie nie pomaga zarządowi w zapanowaniu nad portfelem projektów, zbieraniem informacji o postępach prac, monitorowaniem osiąganych przez projekty założonych rezultatów
  • Liczba projektów ostatnio znacząco wzrosła, a nawet ich liczba zaczyna wymykać się spod kontroli

Zadanie Processum:

Wziąwszy pod uwagę  skalę firmy i liczbę projektów, sugerujemy optymalne rozwiązanie organizacyjne. Dla mniejszych firm wystarczy powołanie nawet jednej osoby – koordynatora projektów, ale dla większych organizacji – projektujemy kształt i zadania dedykowanej komórki organizacyjnej: biura projektów. Przygotowujemy odpowiednie zasady funkcjonowania takiej komórki, szkolimy ludzi, a także przekazujemy tę wiedzę do pozostałej części organizacji, aby w przyszłości współpraca przebiegała sprawnie. Ważnym elementem jest ustawienie współpracy między biurem projektów a zarządem, który zazwyczaj będzie regularnie korzystał ze wsparcia takiego biura (np. raportowanie bieżącego statusu kluczowych projektów, współdecydowanie o priorytetach projektowych etc.).

Korzyści dla firmy:

  • Biuro projektów (lub koordynator projektów) odpowiada za stosowanie standardu zarządzania projektami, metodologicznie wspiera kierowników projektów
  • W jednym miejscu zbierane są wszelkie informacje o toczących się projektach
  • Zarząd ma ułatwione zadanie w kwestii portfela projektów – dostaje pełny i aktualny obraz tego, co się w firmie dzieje z projektami